Mất hộ chiếu ở Canada phải làm gì? Hướng dẫn xử lý đúng quy trình

Khi làm mất hộ chiếu tại Canada, bạn cần báo ngay với cảnh sát địa phương, sau đó liên hệ Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam để xin cấp lại hộ chiếu, đồng thời làm thủ tục cấp lại visa Canada (nếu visa còn hạn trên hộ chiếu cũ).

Việc xử lý đúng trình tự ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh rắc rối pháp lý, không gián đoạn việc học tập, làm việc hoặc lưu trú tại Canada.

Trên thực tế, nhiều người lúng túng vì không biết báo mất ở đâu trước, chuẩn bị giấy tờ gì, mất bao lâu và có ảnh hưởng đến visa hay không. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước xử lý khi bị mất hộ chiếu ở Canada, từ trình báo, xin cấp lại hộ chiếu Việt Nam đến các lưu ý quan trọng để bảo vệ tình trạng cư trú hợp pháp.

Key takeaways

• Khi bị mất hộ chiếu ở Canada, bạn cần trình báo ngay với cảnh sát địa phương trước khi thực hiện các thủ tục khác.
• Sau khi có biên bản trình báo, bạn phải liên hệ Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam để xin cấp lại hộ chiếu mới.
• Hộ chiếu bị báo mất sẽ bị hủy giá trị sử dụng và không thể khôi phục, kể cả khi tìm lại được.
• Nếu visa Canada còn hạn trên hộ chiếu cũ, bạn cần làm thủ tục xin cấp lại visa với IRCC sau khi có hộ chiếu mới.

Báo cáo mất hộ chiếu

Nếu bạn làm mất hộ chiếu nhưng hộ chiếu này không phải của Canada, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1. Báo cáo với cảnh sát địa phương

Ví dụ cụ thể, trong trường hợp phát hiện làm mất hộ chiếu Việt Nam tại Canada, bạn có thể đến trực tiếp tại Trung tâm Dịch vụ Khách hàng của Sở Cảnh sát địa phương để báo cáo mất hộ chiếu. Hãy nhớ mang theo hai giấy tờ tùy thân của chính phủ (ít nhất một giấy tờ có chứa ảnh của bạn).

Bạn cũng có thể gửi báo cáo mất hộ chiếu qua thư, kèm theo bản sao 2 giấy tờ tùy thân, phí dịch vụ và thông tin chi tiết về báo cáo (tên và số thẻ của sĩ quan, số báo cáo, ngày xảy ra) đến địa chỉ của sở cảnh sát địa phương.

Chi phí cho việc trình báo mất hộ chiếu nước ngoài tại Canada khoảng $39,55. Bạn có thể thanh toán bằng các loại thẻ như Visa, Mastercard, Amex hoặc Interac (không chấp nhận tiền mặt). Lưu ý, chi phí này được miễn cho du khách, sinh viên và người cao tuổi.

Bước 2. Gửi yêu cầu dịch vụ

Sau khi đã báo cáo mất hộ chiếu với cảnh sát địa phương, bạn có thể gửi yêu cầu dịch vụ để nhận bản sao báo cáo mất hộ chiếu. Cảnh sát sẽ gửi báo cáo này qua email hoặc fax đến cơ quan lãnh sự/đại sứ quán Việt Nam.

Xin cấp lại hộ chiếu với đại sứ quán Việt Nam

Nếu bạn bị mất hộ chiếu Việt Nam khi đang ở bên trong Canada và cần xin cấp lại, hãy thực hiện theo các bước hướng dẫn sau:

Bước 1: Làm thủ tục và chuẩn bị hồ sơ

Để xin cấp lại hộ chiếu Việt Nam bị mất ở Canada với đại sứ quán, bạn phải chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ bao gồm:

• Đơn xin cấp hộ chiếu. (Tải mẫu đơn)
• Đơn trình báo về việc mất hộ chiếu. (Tải mẫu đơn)
• Xác nhận của Cảnh sát Canada về việc bạn đã báo mất hộ chiếu với họ.
• Bản photocopy hộ chiếu bị mất.
• Giấy tờ hợp lệ chứng minh người nộp đơn đang có mặt tại Canada tại thời điểm xin cấp Hộ chiếu.
• Giấy tờ xác minh nhân thân do cơ quan thẩm quyền Việt Nam cấp như bản gốc Chứng minh nhân dân/căn cước công dân hoặc Giấy xác nhận (Tải mẫu đơn) nhân sự của công dân Việt Nam hiện đang ở nước ngoài do Cục Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an cấp còn thời hạn.
• 02 ảnh 4×6 được chụp không quá 6 tháng. Nếu không tiện chụp và rửa ảnh tại hiệu ảnh, bạn có thể tự chụp bằng điện thoại và gửi ảnh chân dung cùng ảnh trang 2 của Hộ chiếu qua email tới visa@vietnamembassy.ca để sử dụng dịch vụ in ảnh tại Đại sứ quán.

Lưu ý: Trong vòng 48 giờ kể từ khi phát hiện mất hộ chiếu Việt Nam, người bị mất hộ chiếu phải trình báo với Đại sứ quán và cơ quan có thẩm quyền của Canada. Hộ chiếu bị báo mất sẽ bị hủy và không được khôi phục giá trị sử dụng khi tìm thấy.

Bước 2: Chờ xử lý hồ sơ

Thời gian xử lý hồ sơ xin cấp lại hộ chiếu Việt Nam bị mất tại Canada thường là 5 ngày làm việc kể từ khi Đại sứ quán nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ từ bạn (không bao gồm thời gian chuyển phát hai chiều của bưu điện).

Đối với trường hợp bạn làm mất hộ chiếu mà không có chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân bản gốc còn hạn, thời gian xử lý hồ sơ này tối thiểu là 30 ngày làm việc (không bao gồm thời gian chuyển phát hai chiều của bưu điện).

Bước 3: Thanh toán phí và lệ phí

Phí và lệ phí của hồ sơ xin cấp lại hộ chiếu bị mất có thể được thanh toán bằng thẻ tín dụng (Form Thanh toán), Bank Draft, Money Order, hoặc E-Transfer, trả cho Vietnam Embassy.

Phí và lệ phí này được quy định bởi Bộ Tài chính, chưa bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình xác minh nhân thân và hoàn thiện hồ sơ.

Đối với hồ sơ trả kết quả qua đường bưu điện, đương đơn cần ghi rõ họ tên, địa chỉ (bao gồm postal code) và số điện thoại liên hệ của người nhận trong Đơn xin cấp Hộ chiếu. Hồ sơ sẽ được Đại sứ quán Việt Nam gửi về người nhận qua dịch vụ Chuyển phát nhanh của Fedex hoặc Canada Post.

Thông tin liên hệ của Đại sứ quán và Lãnh sự quán Việt Nam tại Canada

Sau đây là thông tin liên hệ của Đại sứ quán và Lãnh sự quán Việt Nam tại Canada bạn nên lưu lại phòng trường hợp sẽ cần đến:

• Đại sứ quán:
  • Địa chỉ: 55 Mackay St., Ottawa, ON, K1M2B2
  • Số điện thoại: 613-236-0772
  • Hotline: 613-882-6699 | 613-292-1919
  • Fax: 613-236-2704
  • Email: vietnamembassy@rogers.com
  • Giờ làm việc:
    • Thứ Hai: 13:30– 16:30
    • Thứ Tư: 09:30– 12:30; 13:30 – 16:30
    • Thứ Sáu: 09:30 – 12:30; 13:30 – 16:30
• Lãnh sự quán:
  • Địa chỉ: 605 Robson St #800, Vancouver, BC V6B 5J3, Canada
  • Số điện thoại: +1 604 629 0189
  • Hotline: +1 (778) 317-2986
  • Fax: +1 604 681 2906
  • Email: consul.vancouver@gmail.com
  • Giờ làm việc: Sáng từ 9:00 đến 11:00 – Chiều từ 14:00 đến 16:00. Riêng chiều thứ Sáu Tổng Lãnh Sự Quán không nhận tiếp khách.
  • Website: http://vnconsulate-vancouver.mofa.gov.vn

Sau khi có hộ chiếu mới

1. Xin cấp lại visa Canada:

Sau khi có hộ chiếu mới, bạn cần liên hệ với Cơ quan Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) để xin cấp lại thị thực Canada. Bạn cần cung cấp các giấy tờ sau:

• Hộ chiếu mới.
• Biên bản báo cáo mất hộ chiếu từ cảnh sát.
• Bằng chứng về việc bạn đã được cấp visa trước đó (nếu có).
• Các giấy tờ khác theo yêu cầu của IRCC.

2. Nộp hồ sơ xin cấp lại visa:

Điền đơn xin cấp lại visa và nộp hồ sơ cùng với các giấy tờ cần thiết tại văn phòng IRCC hoặc qua đường bưu điện. Bạn cũng có thể chọn dịch vụ xử lý khẩn cấp nếu cần thiết.

3. Theo dõi tình trạng hồ sơ:

Theo dõi tình trạng hồ sơ để biết khi nào bạn có thể nhận được visa mới. Thời gian xử lý có thể khác nhau tùy từng trường hợp.

Xem thêm: Làm thế nào khi visa Canada còn hạn nhưng hộ chiếu hết hạn?

Lưu ý quan trọng về hộ chiếu và visa khi du học tại Canada

Hộ chiếu và visa là những giấy tờ quan trọng nhất của bạn khi du học ở nước ngoài. Chúng không chỉ xác định danh tính mà còn cho phép bạn nhập cảnh, lưu trú và di chuyển hợp pháp tại Canada. Mất hộ chiếu hoặc visa có thể gây ra nhiều rắc rối và chi phí không mong muốn, cũng như làm gián đoạn kế hoạch học tập của bạn.

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng giúp bạn bảo vệ và quản lý tốt các giấy tờ quan trọng này:

• Lưu trữ bản mềm: Ngay khi nhận được hộ chiếu và visa, hãy tạo bản sao và lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau. Bạn nên lưu trữ trên máy tính cá nhân, ổ cứng di động và dịch vụ lưu trữ đám mây (như Google Drive, Dropbox).
• Sử dụng túi đựng an toàn: Luôn giữ hộ chiếu trong túi đựng có khóa hoặc ví có dây đeo an toàn khi di chuyển.
• Tránh để hộ chiếu trong túi xách lớn: Khi ra ngoài, không để hộ chiếu trong túi xách lớn hoặc balo sẽ dễ bị mất cắp.
• Lưu trữ cẩn thận: Khi ở nhà, lưu trữ hộ chiếu và các giấy tờ quan trọng ở nơi an toàn và bảo mật.
• Thận trọng khi sử dụng: Khi cần sử dụng hộ chiếu, hãy kiểm tra kỹ lưỡng trước và sau khi sử dụng để đảm bảo không bỏ quên hay làm mất.
• Thông báo ngay khi mất: Nếu phát hiện mất hộ chiếu, hãy báo cáo ngay cho cảnh sát địa phương và đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Canada gần nhất để được hướng dẫn xử lý kịp thời.

Việc tuân thủ các lưu ý trên sẽ giúp bạn bảo vệ hộ chiếu và visa, đảm bảo quá trình du học tại Canada diễn ra suôn sẻ và an toàn.

Các câu hỏi liên quan vấn đề mất hộ chiếu Canada

Sau đây là một số thắc mắc thường gặp về vấn đề mất hộ chiếu Canada cùng câu trả lời hữu ích bạn có thể tham khảo:

1. Tôi phải làm gì khi phát hiện mất hộ chiếu ở Canada?

Khi phát hiện mất hộ chiếu ở Canada, bạn phải báo ngay cho sở cảnh sát địa phương gần nhất. Sau đó liên hệ đại sứ quán hoặc lãnh sự quán thông báo về việc mất hộ chiếu và làm theo hướng dẫn để xin cấp lại.

2. Quy trình xin cấp lại hộ chiếu mới ở Canada mất bao lâu?

Thông thường sẽ mất khoảng 20 ngày làm việc cho quy trình xin cấp hộ chiếu mới ở Canada.

3. Phí xin cấp lại hộ chiếu và visa Canada mới là bao nhiêu?

Chi phí cho việc làm đơn xin cấp lại hộ chiếu mới bao gồm:

• Hộ chiếu người lớn 5 năm (16 tuổi trở lên): 120 CAD
• Hộ chiếu người lớn 10 năm (16 tuổi trở lên): 160 CAD
• Phí dịch vụ: từ 20 – 110 CAD

Kết luận

Trong trường hợp bị mất hộ chiếu Việt Nam tại Canada, bước đầu tiên bạn cần làm là trình báo cảnh sát, xin cấp lại hộ chiếu tại Đại sứ quán Việt Nam và cập nhật hồ sơ với IRCC khi cần – bạn hoàn toàn có thể giữ vững tình trạng cư trú hợp pháp và tiếp tục các kế hoạch tại Canada.

Điều quan trọng là không chậm trễ và không làm sai bước, bởi việc mất hộ chiếu có thể kéo theo những ảnh hưởng đến visa, giấy phép lao động/học tập hoặc hồ sơ định cư đang chờ xét duyệt.

Nếu bạn bị mất hộ chiếu Việt Nam khi đang ở Canada và chưa rõ việc này có ảnh hưởng đến visa, Work Permit, Study Permit hoặc hồ sơ định cư hay không, VICTORY có thể đánh giá tình trạng di trú hiện tại và tư vấn hướng xử lý phù hợp theo quy định của IRCC.

Liên hệ VICTORY để được tư vấn tình trạng di trú và lộ trình định cư Canada trong trường hợp phát sinh sự cố giấy tờ.

Xem thêm:

• Cách đọc các thông tin trên hộ chiếu Canada.
• Thư yêu cầu nộp hộ chiếu visa Canada và quy trình dán visa.
• Hướng dẫn gia hạn hộ chiếu Canada chi tiết.
• Quốc tịch Canada được miễn visa những nước nào?