[Bản tin Mỹ] USCIS cập nhật quy định chữ ký từ 10/07/2026

USCIS sẽ chính thức siết chặt yêu cầu chữ ký trên hồ sơ di trú từ ngày 10/07/2026. Theo quy định mới do Bộ An ninh Nội địa Mỹ (DHS) ban hành ngày 11/05/2026, USCIS có quyền từ chối (deny) hoặc trả lại (reject) hồ sơ nếu phát hiện chữ ký không hợp lệ, kể cả sau khi hồ sơ đã được tiếp nhận xử lý.

Điểm đáng chú ý là hồ sơ bị từ chối có thể mất toàn bộ lệ phí và không được sửa lỗi chữ ký, áp dụng với nhiều mẫu đơn định cư như I-140, I-129, I-485. Quy định này phản ánh xu hướng kiểm soát chặt gian lận chữ ký khi số hồ sơ bị từ chối vì lý do này đã tăng mạnh trong giai đoạn 2021-2025.

USCIS thay đổi gì trong quy định chữ ký năm 2026?

USCIS đã chính thức luật hóa quyền từ chối hồ sơ nếu chữ ký không hợp lệ, thay vì chỉ dừng ở mức chính sách nội bộ như trước đây. Theo sửa đổi tại 8 CFR 103.2(a)(7), từ 10/07/2026, viên chức USCIS có thể chủ động reject hoặc deny hồ sơ khi phát hiện lỗi chữ ký, kể cả sau khi đã cấp biên nhận.

4 thay đổi cốt lõi cần hiểu rõ:

• Cho phép “deny” hồ sơ vì chữ ký sai: Trước đây, hồ sơ thường bị trả lại (reject). Nay USCIS có thể từ chối (deny), đồng nghĩa hồ sơ bị xem là đã xét xong và người nộp không đủ điều kiện.
• Không cho phép sửa lỗi chữ ký sau khi nộp: USCIS không áp dụng cơ chế “cure deficiency” cho chữ ký. Nếu chữ ký không hợp lệ tại thời điểm nộp, hồ sơ không được bổ sung hay chỉnh sửa sau đó.
• Có thể mất toàn bộ lệ phí đã nộp: Nếu hồ sơ bị deny, USCIS có quyền giữ lại phí theo quy định tại INA 286(m) nhằm bù chi phí xử lý hồ sơ.
• Áp dụng cho tất cả hồ sơ nộp từ 10/07/2026: Quy định áp dụng rộng cho mọi “benefit requests” như I-140, I-129, I-485, I-526E… do USCIS quản lý.

Điểm cần hiểu đúng

• Không phải mọi lỗi chữ ký đều bị deny: USCIS vẫn có quyền lựa chọn reject nếu lỗi đơn giản và phát hiện sớm.
• Không thay đổi định nghĩa chữ ký hợp lệ: USCIS vẫn chấp nhận chữ ký viết tay hoặc bản scan từ chữ ký gốc, theo hướng dẫn hiện hành.
• Không ảnh hưởng điều kiện xét duyệt nội dung hồ sơ: Quy định này chỉ liên quan đến tính hợp lệ khi nộp hồ sơ, không thay đổi tiêu chí xét visa/định cư.

Căn cứ pháp lý:

• 8 CFR 103.2(a)(7) sửa đổi
• INA 8 U.S.C. 1103(a)

Nguồn: Signatures on Immigration Benefit Requests | Federal Register

Thế nào là chữ ký hợp lệ theo USCIS?

USCIS chỉ công nhận chữ ký hợp lệ khi người nộp trực tiếp ký và chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung hồ sơ tại thời điểm nộp. Theo quy định tại 8 CFR 103.2(a)(2), chữ ký là xác nhận dưới hình thức tuyên thệ rằng toàn bộ thông tin trong hồ sơ là đúng sự thật và đầy đủ.

Các loại chữ ký được USCIS chấp nhận

• Chữ ký viết tay (handwritten signature): Đây là tiêu chuẩn chính. Người nộp hoặc người có thẩm quyền phải ký trực tiếp trên form.
• Bản scan/chụp từ chữ ký gốc: USCIS cho phép nộp bản scan hoặc photocopy nếu xuất phát từ tài liệu có chữ ký viết tay thật (wet signature).
• Chữ ký điện tử trong hệ thống USCIS: Chỉ hợp lệ khi thực hiện qua hệ thống chính thức như myUSCIS với xác thực bảo mật.
• Chữ ký thay thế hợp lệ trong trường hợp đặc biệt:
  • Cha/mẹ ký cho trẻ dưới 14 tuổi
  • Người giám hộ hợp pháp ký thay

Các loại chữ ký bị xem là không hợp lệ

• Chữ ký copy-paste từ tài liệu khác
• Chữ ký đánh máy (typed name)
• Chữ ký bằng phần mềm ký tự động hoặc đóng dấu
• Chữ ký của người không có thẩm quyền pháp lý

USCIS ghi nhận nhiều trường hợp doanh nghiệp dán cùng một chữ ký lên hàng chục hồ sơ (Form I-129, I-140), dẫn đến việc bị từ chối hàng loạt.

Chữ ký scan có hợp lệ không?

Có, nếu đó là bản scan từ tài liệu có chữ ký viết tay gốc. Nếu là chữ ký copy-paste từ file khác hoặc chỉnh sửa, USCIS sẽ xem là không hợp lệ.

Chữ ký nào được USCIS chấp nhận và chữ ký nào có thể khiến hồ sơ bị từ chối?

Tóm lại:

Vì sao USCIS siết chặt chữ ký hồ sơ?

USCIS siết chặt vì số hồ sơ có chữ ký không hợp lệ tăng nhanh, trong khi hệ thống tiếp nhận (intake) không thể phát hiện hết lỗi ngay từ đầu. Theo Bộ An ninh Nội địa Mỹ (DHS), các lỗi chữ ký ngày càng mang tính hệ thống và chỉ bị phát hiện ở giai đoạn xét duyệt, gây lãng phí nguồn lực và rủi ro gian lận trong hồ sơ di trú.

Dữ liệu thực tế cho thấy xu hướng gia tăng rõ rệt

Số hồ sơ bị từ chối vì lỗi chữ ký đã tăng gần 10 lần trong 5 năm. Đây là một trong những cơ sở chính khiến DHS ban hành quy định mới năm 2026.

• 2021: 300 hồ sơ
• 2022: 436 hồ sơ
• 2023: 727 hồ sơ
• 2024: 1.545 hồ sơ
• 2025: 2.953 hồ sơ

Trung bình 5 năm: khoảng 1.192 hồ sơ/năm.

Số liệu này phản ánh việc chữ ký không còn là lỗi cá nhân đơn lẻ mà đã trở thành vấn đề mang tính hệ thống trong quá trình nộp hồ sơ di trú.

Hạn chế của hệ thống tiếp nhận hồ sơ (USCIS Lockbox)

USCIS không thể phát hiện toàn bộ chữ ký không hợp lệ tại bước intake do khối lượng hồ sơ quá lớn.

• USCIS xử lý hơn 13 triệu hồ sơ trong năm tài khóa 2025
• Hệ thống Lockbox chỉ kiểm tra:
  • Có chữ ký hay không
  • Không kiểm tra tính xác thực chuyên sâu

Điều này dẫn đến thực tế:

• Hồ sơ có chữ ký copy-paste vẫn được tiếp nhận
• Lỗi chỉ bị phát hiện ở bước adjudication
• USCIS phải tốn thêm thời gian xử lý lại hồ sơ

Các hành vi vi phạm chữ ký phổ biến

USCIS ghi nhận nhiều hình thức gian lận chữ ký có tổ chức, không còn là lỗi kỹ thuật đơn giản.

• Dán cùng một chữ ký vào nhiều hồ sơ (copy-paste signature)
• Ký thay người nộp nhưng không có ủy quyền hợp lệ
• Scan chữ ký từ giấy trắng rồi sử dụng lại
• Tạo chữ ký bằng phần mềm hoặc công cụ tự động

Trong một số trường hợp, USCIS phát hiện doanh nghiệp nộp hàng chục đến hàng nghìn hồ sơ với cùng một chữ ký, làm dấy lên rủi ro gian lận hệ thống.

Mục tiêu của quy định mới từ DHS

DHS ban hành quy định 2026 nhằm bảo vệ tính toàn vẹn của hệ thống di trú và buộc người nộp tuân thủ ngay từ đầu.

• Chuẩn hóa cách xử lý: reject vs deny
• Giảm tình trạng “nộp trước – sửa sau”
• Ngăn chặn gian lận và giả mạo hồ sơ
• Giảm chi phí xử lý hồ sơ không hợp lệ

Theo quy định mới, USCIS có thể deny hồ sơ và giữ phí để bù chi phí xử lý nếu phát hiện chữ ký không hợp lệ sau khi đã tiếp nhận.

Những hồ sơ này thường có timeline dài và quota visa, nên rủi ro từ lỗi chữ ký cao hơn.

Rủi ro thực tế khi hồ sơ bị từ chối vì chữ ký

Nếu hồ sơ bị từ chối (deny) vì chữ ký không hợp lệ, người nộp có thể mất phí, mất cơ hội định cư và phải nộp lại từ đầu. Theo quy định mới của USCIS áp dụng từ 10/07/2026, lỗi chữ ký không còn được xem là lỗi kỹ thuật mà là điều kiện pháp lý bắt buộc tại thời điểm nộp hồ sơ.

Hồ sơ bị từ chối vì chữ ký có được hoàn phí không?

Không. Nếu hồ sơ bị deny, USCIS có thể giữ lại toàn bộ lệ phí theo quy định tại INA 286(m) vì hồ sơ đã được xử lý.

• Căn cứ: INA 286(m) cho phép USCIS thu phí để bù chi phí xử lý
• Hồ sơ bị deny được xem là đã xét xong
• Không hoàn phí dù lỗi chỉ là chữ ký

Với các hồ sơ như I-140 (EB-3, EB-2), I-526E (EB-5), I-129 (visa lao động), mức phí có thể từ vài trăm đến vài nghìn USD (theo USCIS Fee Rule 2025)

Mất cơ hội theo timeline định cư

Hồ sơ bị từ chối có thể khiến người nộp mất hoàn toàn cơ hội trong quota visa hoặc timeline hiện tại.

• Không giữ được priority date
• Không giữ vị trí trong hàng chờ visa (Visa Bulletin – DOS)
• Phải nộp lại từ đầu nếu còn đủ điều kiện

Rủi ro cao với:

• EB-3 (quota giới hạn theo năm)
• EB-5 (phụ thuộc visa availability)

Không được sửa lỗi chữ ký sau khi nộp

USCIS không cho phép bổ sung hoặc sửa chữ ký nếu xác định lỗi tại thời điểm nộp.

• Không áp dụng cơ chế “Request for Evidence” để sửa chữ ký
• Không cho phép nộp lại chữ ký đúng cho hồ sơ đã nộp
• Hồ sơ bị xem là không hợp lệ ngay từ đầu

Đây là điểm thay đổi quan trọng so với cách hiểu trước đây

Hồ sơ có thể bị từ chối sau nhiều tháng xử lý

Lỗi chữ ký có thể chỉ bị phát hiện sau khi hồ sơ đã được xét trong thời gian dài.

• USCIS tiếp nhận >13 triệu hồ sơ/năm nên không kiểm tra sâu ở intake
• Lỗi thường bị phát hiện ở giai đoạn adjudication
• Có trường hợp bị từ chối sau 6-12 tháng

Điều này khiến người nộp mất thời gian chờ và cơ hội nếu deadline đã qua.

Ảnh hưởng đến quyền lợi đi kèm hồ sơ

Khi hồ sơ bị từ chối, các quyền lợi tạm thời cũng chấm dứt.

• Không còn tình trạng “pending”
• Mất eligibility cho:
  • Work Authorization (EAD)
  • Advance Parole
  • Protection khỏi removal

Đây là rủi ro lớn với người đang ở Mỹ. Trong bối cảnh backlog kéo dài nhiều năm, việc phải “reset hồ sơ” có thể khiến kế hoạch định cư bị chậm đáng kể.

Trường hợp đặc biệt cần lưu ý

Một số form không cho phép nộp lại sau khi bị từ chối vì chữ ký.

• Form N-600 – Application for Certificate of Citizenship
• Form N-600K – Application for Citizenship under Section 322

Nếu các form này bị deny:

• Không được nộp lại hồ sơ mới
• Chỉ có thể thực hiện appeal hoặc motion theo 8 CFR 103.5

Đây là điểm khác biệt quan trọng so với các form định cư khác, vì việc từ chối có thể đóng luôn cơ hội nộp lại.

Kết luận

Quy định mới của USCIS từ 10/07/2026 biến chữ ký thành yếu tố “bắt buộc tuyệt đối”, không còn là lỗi kỹ thuật có thể xử lý sau. Khi cơ quan di trú có quyền deny hồ sơ và giữ phí, mọi sai sót liên quan đến chữ ký đều có thể dẫn đến mất cơ hội định cư, đặc biệt với các diện có quota như EB-3 hoặc EB-5.

Thực tế cho thấy nhiều hồ sơ bị từ chối không phải vì thiếu điều kiện định cư, mà vì lỗi kỹ thuật ở bước nộp ban đầu. Trong bối cảnh backlog kéo dài và chính sách ngày càng siết chặt, việc chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu – đặc biệt là chữ ký – trở thành yếu tố quyết định để bảo vệ timeline và chi phí của người nộp.

Theo dõi chuyên mục Tin tức của VICTORY để nắm nhanh các thay đổi từ USCIS, IRCC và các chương trình định cư mới. Hoặc liên hệ VICTORY để được rà soát và tư vấn lộ trình định cư Mỹ phù hợp, tuân thủ đúng quy định USCIS từ bước chuẩn bị hồ sơ ban đầu.

Xem thêm các tin tức định cư mới nhất:

• Cập nhật USCIS siết AOS có thể phải về nước xin thẻ xanh tại lãnh sự
• USCIS siết kiểm tra lý lịch: Hồ sơ thẻ xanh có thể bị chậm phê duyệt
• USCIS cập nhật screening & vetting 2026: mở rộng vetting, kiểm tra đa tầng