RFE là gì? Cách xử lý Request for Evidence khi xin visa Mỹ

Khi bạn nộp hồ sơ xin visa định cư Mỹ, không ít trường hợp sẽ nhận được một thư đặc biệt từ USCIS gọi là RFE (Request for Evidence) – yêu cầu cung cấp thêm bằng chứng bổ sung. Đừng vội lo lắng, vì đây chưa phải là từ chối. Trên thực tế, RFE là cơ hội để bạn bổ sung những gì còn thiếu sót và thuyết phục USCIS trước khi họ đưa ra quyết định cuối cùng. Tuy nhiên, nếu không xử lý kịp thời hoặc phản hồi không đúng cách, RFE có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xét duyệt.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ RFE là gì, khi nào USCIS sẽ gửi yêu cầu, cách chuẩn bị và phản hồi hiệu quả – đặc biệt hữu ích cho các diện visa như EB, L-1, I-485 hoặc hồ sơ bảo lãnh vợ/chồng.

Khi nào USCIS sẽ gửi RFE?

USCIS (Sở Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ) có thể gửi Request for Evidence (RFE) trong quá trình xét duyệt hồ sơ nếu thấy cần thêm tài liệu để ra quyết định. Việc nhận RFE không đồng nghĩa hồ sơ bị từ chối, mà là cơ hội bổ sung thông tin trước khi có quyết định cuối cùng.

Các tình huống phổ biến dẫn đến RFE

Theo hướng dẫn chính thức từ USCIS năm 2025, các trường hợp phổ biến khiến viên chức xét duyệt ra quyết định gửi RFE bao gồm:

• Thiếu giấy tờ quan trọng: ví dụ như bằng cấp, thư xác nhận kinh nghiệm làm việc, hồ sơ thuế, tài liệu tài chính.
• Thông tin không khớp hoặc mâu thuẫn: giữa các phần trong hồ sơ, như ngày tháng, nội dung thư bảo lãnh và lý lịch cá nhân.
• Hồ sơ không chứng minh đầy đủ điều kiện theo luật: ví dụ như chưa đủ bằng chứng cho thấy người nộp đơn đáp ứng các tiêu chuẩn của diện visa.
• Thiếu xác nhận tài chính minh bạch trong các hồ sơ định cư diện đầu tư (như EB-5), hoặc chưa đủ bằng chứng cho thấy doanh nghiệp đang hoạt động thực tế.
• Bằng chứng nộp không đạt tiêu chuẩn USCIS yêu cầu: mờ, không có công chứng, không bản gốc hoặc không đúng định dạng.

Các diện hồ sơ dễ bị RFE nhất

Một số loại visa và hồ sơ được USCIS liệt kê là dễ bị yêu cầu RFE nhất bao gồm:

• EB-1C, EB-2 NIW, EB-3: do liên quan đến năng lực chuyên môn, thành tích cá nhân, thư xác nhận công việc hoặc bằng chứng kinh nghiệm.
• L-1A, H-1B: cần chứng minh mối quan hệ công ty – nhân sự, vai trò quản lý và yêu cầu về trình độ.
• I-130 & I-485: các hồ sơ bảo lãnh vợ/chồng, con cái hoặc chuyển diện trong Mỹ.
• EB-5: liên quan đến chứng minh nguồn tiền, hoạt động kinh doanh thực tế hoặc hợp đồng với tổ chức hỗ trợ.

Xem thêm: Cách xử lý yêu cầu bổ sung hồ sơ EB-5

USCIS có thể từ chối mà không cần gửi RFE

Theo USCIS Policy Manual (2025), nếu viên chức xác định rằng hồ sơ không có bất kỳ cơ sở pháp lý nào để được chấp thuận, họ có thể từ chối ngay mà không cần gửi RFE. Điều này áp dụng trong trường hợp:

• Hồ sơ không đáp ứng điều kiện cơ bản theo luật hiện hành.
• Không có khả năng bổ sung tài liệu nào có thể thay đổi kết quả.

Nguồn tham khảo:

• USCIS Policy Manual, Volume 1, Chapter 6 – uscis.gov
• Federal Register & INA Sec. 103(a), 8 CFR § 103.2(b)(8)

Nội dung RFE thường bao gồm những gì?

Thư RFE – Request for Evidence do Sở Di trú Hoa Kỳ (USCIS) gửi không chỉ đơn thuần là một yêu cầu bổ sung tài liệu, mà còn được soạn theo cấu trúc và nguyên tắc rất cụ thể để đánh giá tính đủ điều kiện của đương đơn xin visa định cư. Một RFE điển hình thường bao gồm các phần sau.

Mục đích rõ ràng của thư RFE

RFE mở đầu bằng cách nhắc lại thông tin về hồ sơ đã nộp:

• Mã hồ sơ (ví dụ: I-140 E11 – định cư diện tài năng đặc biệt)
• Tên người nộp đơn (petitioner)
• Ngành nghề và vị trí đương sự khai báo sẽ làm tại Hoa Kỳ

Mục tiêu chính là thông báo rằng hồ sơ hiện tại chưa đủ cơ sở pháp lý để chấp thuận, và USCIS cần thêm bằng chứng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Danh sách các hạng mục chưa đạt yêu cầu

USCIS sẽ chỉ rõ những phần nào của hồ sơ chưa đủ, ví dụ như:

• Thiếu chứng cứ làm việc trong lĩnh vực chuyên môn. Ví dụ: chưa nộp thư mời làm việc, hợp đồng lao động, kế hoạch hoạt động cụ thể tại Mỹ.
• Chưa chứng minh được danh tiếng quốc tế hoặc trong nước. Ví dụ: giải thưởng nộp chưa rõ tầm vóc, thành viên hội chuyên ngành nhưng không chứng minh được yêu cầu thành tích xuất sắc.
• Tài liệu không đầy đủ hoặc chưa đúng định dạng yêu cầu: Thiếu bản gốc, chưa dịch sang tiếng Anh, không có xác nhận công chứng.

USCIS cũng đưa ra gợi ý cụ thể cho từng phần về những loại bằng chứng phù hợp có thể bổ sung, như:

• Thư từ chuyên gia trong ngành
• Bằng chứng công bố học thuật
• Hợp đồng làm việc hoặc thư đề cử…

Thời hạn phản hồi rõ ràng

Thời hạn chuẩn để phản hồi thư RFE là 84 ngày kể từ ngày phát hành, cộng thêm:

• 3 ngày nếu nhận RFE qua thư thường trong nội địa Mỹ
• 14 ngày nếu đương đơn ở ngoài Hoa Kỳ hoặc thư được phát hành từ văn phòng USCIS quốc tế

Tổng thời gian thường là 87–98 ngày tùy trường hợp. Nếu quá thời hạn này mà USCIS không nhận được phản hồi, hồ sơ có thể bị từ chối vì bị xem là bỏ rơi (abandonment) hoặc không đủ điều kiện.

Cách phản hồi RFE đúng và hiệu quả

Cách phản hồi RFE đúng và hiệu quả không chỉ là việc nộp thêm giấy tờ, mà là cả một quá trình cần phân tích kỹ lưỡng, chuẩn bị chu đáo và trình bày thuyết phục. Dưới đây là hướng dẫn xử lý thư RFE một cách hiệu quả nhất, dựa trên kinh nghiệm thực tế từ VICTORY.

Đọc kỹ thư RFE và phân tích yêu cầu của USCIS

Khi nhận được thư RFE, đừng vội hoang mang hay gửi lại hồ sơ ngay. Trước tiên, bạn cần đọc từng phần thật kỹ để hiểu rõ USCIS đang yêu cầu gì. Họ có thể yêu cầu bổ sung tài liệu còn thiếu, làm rõ thông tin chưa thống nhất, hoặc cung cấp thêm bằng chứng để chứng minh bạn đủ điều kiện.

Ví dụ: nếu bạn nộp hồ sơ định cư theo diện đầu tư EB-5, USCIS có thể yêu cầu làm rõ nguồn gốc dòng tiền, hoặc chứng minh rằng doanh nghiệp thật sự hoạt động.

Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu

Mỗi loại giấy tờ nên được:

• Dịch sang tiếng Anh nếu là tài liệu tiếng Việt, và công chứng theo quy định.
• Đánh số rõ ràng, có mục lục đính kèm.
• Trình bày đúng thứ tự mà USCIS liệt kê trong thư RFE.

Bạn cũng nên bổ sung thêm các tài liệu hỗ trợ khác nếu cần thiết, miễn là hợp lý và đúng trọng tâm.

Viết thư giải trình rõ ràng, mạch lạc

Thư giải trình (cover letter) giống như bản đồ dẫn đường cho nhân viên USCIS. Trong thư này, bạn cần:

• Tóm tắt lại từng yêu cầu trong thư RFE.
• Chỉ rõ bạn đã nộp tài liệu gì cho mỗi yêu cầu đó.
• Giải thích nếu có phần nào còn thiếu hoặc không thể nộp được vì lý do chính đáng.

Càng rõ ràng, logic, càng tăng cơ hội hồ sơ được duyệt nhanh chóng.

Gửi đúng hạn, đúng địa chỉ, giữ toàn bộ biên nhận

Thời hạn phản hồi RFE thường là 84–87 ngày (có ghi rõ trong thư). Bạn cần gửi hồ sơ bổ sung đến đúng địa chỉ mà USCIS chỉ định. Sử dụng các dịch vụ chuyển phát nhanh có tracking như FedEx, UPS hoặc USPS Express để dễ theo dõi.

Sau khi gửi, hãy giữ lại:

• Biên nhận gửi hàng
• Mã vận đơn
• Bản sao toàn bộ hồ sơ đã gửi

Điều này giúp bạn dễ dàng chứng minh đã gửi đúng hạn nếu có trục trặc xảy ra.

Theo dõi tình trạng hồ sơ sau khi gửi RFE

Sau khi USCIS nhận được hồ sơ bổ sung, bạn nên theo dõi tình trạng trên tài khoản USCIS hoặc qua email thông báo. Trong một số trường hợp hiếm gặp, họ có thể gửi thêm một yêu cầu nữa nếu hồ sơ vẫn chưa đầy đủ.

Lưu ý từ kinh nghiệm thực tế của VICTORY:

• Gần 90% hồ sơ khách hàng được duyệt sau khi phản hồi đúng và đủ yêu cầu RFE.
• Nhiều trường hợp USCIS chỉ yêu cầu những giấy tờ đơn giản, nhưng khách hàng vẫn bị từ chối vì trình bày thiếu logic hoặc gửi trễ hạn.
• Một thư giải trình rõ ràng có thể giúp “cứu” cả hồ sơ và tạo thiện cảm với người xét duyệt.

RFE không phải là dấu chấm hết – mà là cơ hội cuối cùng để chứng minh bạn đủ điều kiện. Nếu biết cách phản hồi đúng, đây có thể là bước ngoặt đưa hồ sơ của bạn đến gần hơn với thẻ xanh Mỹ. Nếu bạn đang phân vân không biết bắt đầu từ đâu, VICTORY có thể giúp bạn phân tích, soạn thư giải trình và chuẩn bị hồ sơ chỉn chu nhất để phản hồi đúng hạn và hiệu quả.

Mẫu thư phản hồi RFE (Request for Evidence)

Dưới đây là mẫu thư phản hồi RFE (Request for Evidence) chuyên nghiệp, rõ ràng, phù hợp với yêu cầu của USCIS. Mẫu này có thể được tùy chỉnh theo từng loại hồ sơ (EB-3, EB-5, I-130, I-485…), đảm bảo tính logic, trang trọng và dễ theo dõi cho viên chức xét duyệt:

[Your Full Name]

[Your USCIS Receipt Number] [Your A-Number, if applicable] [Your Address] [City, State ZIP Code] [Phone Number] [Email Address]

USCIS Officer

U.S. Citizenship and Immigration Services

[USCIS Service Center Address – lấy từ thư RFE] [City, State ZIP Code]

Date: [MM/DD/YYYY]

RE: Response to Request for Evidence (RFE)

Form Type: [I-140/I-130/I-485/etc.]

Petitioner: [Full Name]

Beneficiary: [Full Name]

Receipt Number: [EAC/WAC/IOE…xxxxxxx]

Dear USCIS Officer,

I am writing in response to the Request for Evidence (RFE) dated [date on RFE notice], regarding the petition [Form I-XXX] filed under receipt number [receipt number].

Please find below a detailed response addressing each item listed in the RFE:

1. [Tên yêu cầu đầu tiên USCIS đưa ra]

USCIS requested: “[trích dẫn nội dung yêu cầu từ thư RFE]”

Response: I have enclosed the following documents to address this request:

• [Tên tài liệu 1]: [mô tả ngắn gọn nội dung chứng minh]
• [Tên tài liệu 2]: [mô tả ngắn gọn nội dung chứng minh]

These documents confirm that [trình bày logic để giải thích tại sao bạn đáp ứng được yêu cầu].

2. [Tên yêu cầu tiếp theo nếu có]

USCIS requested: “[trích dẫn yêu cầu thứ hai]”

Response: [Trình bày tương tự phần trên] All submitted documents are labeled, translated (if applicable), and arranged in the same order as presented in this letter for your convenience.

Index of Enclosed Documents:

1. [Document name]
2. [Document name]
3. [Document name] …(tiếp tục nếu cần)

I respectfully request that USCIS considers the additional evidence provided and approves the pending petition.

Thank you for your time and consideration.

Sincerely, [Full Name] (Signature)

Những lỗi phổ biến khiến phản hồi RFE bị từ chối

Dưới đây là những lỗi phổ biến khiến phản hồi RFE bị từ chối, theo kinh nghiệm xử lý thực tế của VICTORY, giúp bạn hiểu rõ và tránh các sai sót nghiêm trọng khi phản hồi thư RFE từ USCIS.

Gửi thiếu tài liệu hoặc gửi sai định dạng

Đây là lỗi phổ biến nhất. Nhiều đương đơn chỉ gửi một phần tài liệu yêu cầu, hoặc tài liệu không đầy đủ, không rõ ràng, không công chứng, không dịch thuật theo chuẩn. USCIS sẽ không chấp nhận bản photo mờ, tài liệu tiếng Việt không dịch sang tiếng Anh, hay bảng tính không ghi nguồn gốc.

Ví dụ thực tế: Một khách hàng nộp hồ sơ EB-3 nhưng gửi bản sao kê tài khoản không ghi tên chủ tài khoản – dẫn đến bị đánh giá không đủ bằng chứng tài chính.

Không viết thư giải trình (cover letter) hoặc viết sơ sài

USCIS không có thời gian để tự sắp xếp và diễn giải hồ sơ thay bạn. Nếu không có thư giải trình rõ ràng, họ khó theo dõi từng phần bổ sung và dễ bỏ sót thông tin. Đây là nguyên nhân khiến nhiều hồ sơ bị từ chối dù đã nộp đủ tài liệu.

Kinh nghiệm từ VICTORY: Mỗi hồ sơ phản hồi RFE nên đi kèm thư giải trình rõ từng mục USCIS yêu cầu, đối chiếu từng chứng từ đính kèm theo thứ tự. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp, hợp tác và minh bạch – rất quan trọng trong xét duyệt định cư.

Không hiểu rõ nội dung yêu cầu

Nhiều người hiểu sai nội dung trong RFE, dẫn đến nộp sai tài liệu. Ví dụ: USCIS yêu cầu “chứng minh năng lực vận hành doanh nghiệp tại Mỹ” thì không phải chỉ cần nộp giấy đăng ký kinh doanh, mà cần thêm báo cáo tài chính, hợp đồng thuê mặt bằng, ảnh hoạt động thực tế, bảng lương…

Kinh nghiệm: Luôn phân tích RFE một cách kỹ lưỡng, nếu cần, hãy tham khảo chuyên gia hoặc đơn vị uy tín.

Gửi trễ hạn

Thời gian trả lời RFE là tối đa 87 ngày kể từ ngày USCIS phát hành. Gửi quá hạn dù chỉ 1 ngày cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối ngay lập tức.

Lưu ý: Nếu ở nước ngoài hoặc cần chuẩn bị tài liệu từ nhiều nguồn, cần bắt đầu ngay sau khi nhận RFE để kịp thời hạn. VICTORY luôn có kế hoạch phản hồi trong vòng 2–3 tuần đầu tiên để tránh rủi ro trễ hạn.

Không đồng bộ thông tin giữa các tài liệu

Nhiều hồ sơ bị từ chối vì thông tin trên các tài liệu không khớp nhau. Ví dụ: tên công ty viết khác nhau giữa hợp đồng thuê mặt bằng và hồ sơ thuế, hoặc địa chỉ khác nhau trên thư mời làm việc và báo cáo tài chính.

Hệ quả: USCIS sẽ nghi ngờ tính xác thực của hồ sơ, hoặc yêu cầu xác minh bổ sung – kéo dài thời gian và tăng nguy cơ bị từ chối.

Phản hồi RFE không chỉ đơn thuần là nộp thêm giấy tờ, mà là một lần cơ hội cuối để “cứu hồ sơ”, chứng minh bạn thực sự đủ điều kiện định cư. Mọi sơ suất nhỏ đều có thể dẫn đến từ chối.

VICTORY đã giúp hàng trăm khách hàng xử lý thành công thư RFE bằng sự cẩn trọng, logic và đúng chuẩn USCIS. Nếu bạn đang lo lắng về một thư RFE vừa nhận được, đừng xử lý một mình – hãy liên hệ để được hướng dẫn chuyên sâu từ đội ngũ chuyên gia.

Kết luận

Việc nhận được thư RFE từ USCIS không đồng nghĩa với việc hồ sơ của bạn bị từ chối – mà là cơ hội để bạn chứng minh rõ ràng hơn về tính đủ điều kiện của mình. Tuy nhiên, nếu không hiểu rõ bản chất RFE, phản hồi chậm trễ hoặc chuẩn bị hồ sơ chưa chính xác, bạn có thể vô tình làm mất đi cơ hội định cư Mỹ.

Qua bài viết này, bạn đã nắm được RFE là gì, khi nào USCIS gửi RFE, nội dung thường có trong thư yêu cầu, cách phản hồi hiệu quả và những lỗi nên tránh. Đây là những kiến thức cần thiết với bất kỳ ai đang trong hành trình xin visa định cư Mỹ. Hãy luôn chuẩn bị kỹ lưỡng và, nếu cần, tìm đến sự hỗ trợ từ những đơn vị chuyên môn để hồ sơ của bạn được xử lý đúng hướng ngay từ đầu.