Dịch hồ sơ di trú sang tiếng Anh: Quy định USCIS & hướng dẫn chứng thực

Khi chuẩn bị hồ sơ định cư Mỹ, nhiều người thường bỏ sót một yêu cầu quan trọng: dịch toàn bộ tài liệu không phải tiếng Anh sang tiếng Anh và chứng thực theo quy định của USCIS. Đây không chỉ là một bước bắt buộc trong quy trình nộp hồ sơ, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến việc hồ sơ của bạn có được xét duyệt hay không.

Trong thực tế, nhiều hồ sơ bị yêu cầu bổ sung (RFE) hoặc thậm chí bị từ chối chỉ vì bản dịch thiếu chứng thực, không đầy đủ nội dung, hoặc do người dịch không đủ tiêu chuẩn.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định mới nhất từ USCIS năm 2025, loại giấy tờ cần dịch, cách chứng thực đúng chuẩn và kinh nghiệm thực tế để tránh rủi ro không đáng có khi nộp hồ sơ di trú sang Mỹ.

Quy định của USCIS về dịch hồ sơ sang tiếng Anh

Theo quy định mới nhất năm 2025 của Sở Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ (USCIS), bất kỳ tài liệu nào không phải bằng tiếng Anh khi nộp cùng hồ sơ di trú đều phải được dịch sang tiếng Anh đầy đủ và có chứng thực hợp lệ. Đây là yêu cầu bắt buộc, được nêu rõ trong USCIS Policy Manual, Volume 1 – General Policies and Procedures, mục về “Translations”.

Trích dẫn chính thức: “Any document containing foreign language submitted to USCIS shall be accompanied by a full English language translation which the translator has certified as complete and accurate, and by the translator’s certification that he or she is competent to translate from the foreign language into English.” (Nguồn: 8 CFR 103.2(b)(3) – Translations)

Vậy một bản dịch được USCIS chấp nhận cần đảm bảo những gì?

Dưới đây là 3 yêu cầu bắt buộc mà bất kỳ bản dịch nào nộp cho USCIS cũng phải đáp ứng:

Dịch đầy đủ nội dung tài liệu

USCIS yêu cầu bản dịch phải bao gồm toàn bộ nội dung của tài liệu gốc, kể cả các thông tin nhỏ như: chữ ký, dấu mộc, tiêu đề, ghi chú bên lề. Tuyệt đối không được bỏ sót, lược bớt hay tự ý tóm tắt.

Ví dụ: Dịch giấy khai sinh phải ghi đầy đủ họ tên cha mẹ, nơi sinh, ngày cấp, số giấy tờ — kể cả nếu một số mục không sử dụng trong hồ sơ.

Có chứng thực của người dịch

Bản dịch phải đi kèm với phần chứng thực, trong đó người dịch tự xác nhận:

• Họ có đủ năng lực ngôn ngữ để dịch tài liệu từ tiếng Việt sang tiếng Anh.
• Nội dung bản dịch là trung thực và chính xác 100% so với bản gốc.

Mẫu chứng thực USCIS chấp nhận sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau của bài viết.

Đính kèm bản gốc hoặc bản sao rõ ràng

Cùng với bản dịch, bạn cần nộp kèm bản gốc hoặc bản sao tài liệu tiếng Việt. Tài liệu này cần rõ nét, không mờ, đầy đủ trang, để viên chức USCIS có thể đối chiếu khi cần thiết.

Nếu chỉ gửi bản dịch mà không có bản gốc/bản sao, hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung (RFE) hoặc bị từ chối ngay từ đầu.

Lưu ý: USCIS không yêu cầu dịch thuật công chứng theo luật Việt Nam, nhưng bản dịch phải có chứng thực người dịch bằng tiếng Anh, trình bày đúng định dạng. Không đáp ứng yêu cầu này có thể khiến hồ sơ bị trì hoãn hoặc bị bác.

Những loại giấy tờ trong hồ sơ định cư cần dịch sang tiếng Anh

Dù USCIS không ban hành một danh sách cố định các loại giấy tờ bắt buộc phải dịch, nhưng dựa trên các hướng dẫn chính thức cho từng loại hồ sơ (như Form I-130, I-485, I-526, I-829…), dưới đây là các nhóm tài liệu phổ biến cần dịch.

Tài liệu cá nhân & hộ tịch

• Giấy khai sinh
• Giấy kết hôn / Giấy xác nhận độc thân
• Quyết định ly hôn hoặc giấy chứng tử (nếu áp dụng)
• Sổ hộ khẩu (nếu dùng làm minh chứng quan hệ)
• CMND/CCCD, Hộ chiếu, Visa các nước từng đi

Theo USCIS I-130 Instructions (2025), các bằng chứng về mối quan hệ như giấy kết hôn, khai sinh của con cái phải được nộp bản sao + bản dịch đầy đủ nếu không phải tiếng Anh.

Giấy tờ học vấn & nghề nghiệp

• Bằng tốt nghiệp, học bạ, bảng điểm
• Chứng chỉ nghề, chứng chỉ ngoại ngữ
• Thư xác nhận công việc
• Hợp đồng lao động

Đặc biệt quan trọng với hồ sơ du học (F1), định cư diện tay nghề (EB-3), hoặc các diện yêu cầu đánh giá trình độ chuyên môn như EB-2, EB-1A.

Tài liệu tài chính & doanh nghiệp

• Sao kê ngân hàng
• Sổ tiết kiệm
• Tờ khai thuế (ở Việt Nam nếu nộp kèm)
• Báo cáo tài chính doanh nghiệp
• Giấy phép đăng ký kinh doanh

Trong hồ sơ đầu tư định cư như EB-5, USCIS yêu cầu đương đơn nộp tài liệu chứng minh nguồn gốc hợp pháp của số tiền đầu tư, bao gồm sao kê, hợp đồng, giao dịch tài chính… Tất cả phải được dịch sang tiếng Anh nếu viết bằng tiếng Việt.

Tài liệu pháp lý khác

• Quyết định ly hôn, quyền nuôi con
• Tài liệu liên quan đến di chúc, ủy quyền
• Tài liệu tòa án, hồ sơ tư pháp (nếu có)

Những tài liệu này thường cần thiết nếu USCIS yêu cầu xác minh lịch sử pháp lý hoặc nhân thân đương đơn.

Mẫu chứng thực bản dịch đúng chuẩn USCIS

Dưới đây là mẫu chứng thực đúng chuẩn USCIS, thường được sử dụng và chấp thuận trong hầu hết các hồ sơ di trú.

Certification of Translation

I certify that I am competent to translate from Vietnamese into English and that the translation is complete and accurate to the best of my knowledge.

[Tên người dịch]

[Địa chỉ người dịch]

[Số điện thoại / Email]

[Chữ ký]

[Ngày dịch]

Một số lưu ý khi sử dụng mẫu chứng thực:

• Không được dịch thiếu phần chứng thực này – đây là phần bắt buộc.
• Người dịch có thể là:
  • Dịch giả chuyên nghiệp
  • Nhân viên của văn phòng dịch thuật
  • Luật sư di trú hoặc người đại diện có thẩm quyền
• Người dịch không nên là đương đơn hoặc người trong gia đình đương đơn, trừ trường hợp đặc biệt có giải trình hợp lý.
• Mỗi bản dịch nên đính kèm một bản chứng thực riêng, hoặc lồng ghép phần chứng thực vào cuối tài liệu.

Trường hợp nào bị USCIS từ chối chứng thực?

Theo kinh nghiệm thực tế từ các hồ sơ nộp trong năm 2023–2025:

• Không có chữ ký của người dịch: bị từ chối ngay
• Không ghi ngày dịch: USCIS yêu cầu bổ sung (RFE)
• Ghi thông tin người dịch không đầy đủ hoặc không rõ ràng: không được chấp nhận
• Chứng thực bằng tiếng Việt thay vì tiếng Anh: không hợp lệ

Ai được phép dịch và chứng thực hồ sơ định cư?

Theo quy định mới nhất từ USCIS năm 2025, người dịch và chứng thực tài liệu nộp kèm hồ sơ di trú sang Mỹ phải đáp ứng điều kiện về năng lực và tính khách quan.

Để tránh sai sót hoặc bị yêu cầu bổ sung, nên sử dụng đơn vị dịch thuật trung lập, có kinh nghiệm với hồ sơ USCIS như sau.

Văn phòng dịch thuật chuyên nghiệp

Các công ty dịch thuật có kinh nghiệm với hồ sơ USCIS thường đảm bảo:

• Dịch đúng chuẩn hành chính – pháp lý
• Có chứng thực mẫu chuẩn USCIS
• Có thể cung cấp bản cứng đóng dấu, ký tên nếu cần

Dịch giả độc lập có năng lực

USCIS chấp nhận bản dịch từ cá nhân không thuộc tổ chức, miễn là người đó:

• Có khả năng dịch đúng ngôn ngữ
• Ký chứng thực rõ ràng
• Không có quan hệ gia đình hoặc lợi ích trực tiếp với đương đơn

Luật sư di trú hoặc người được ủy quyền

Trong nhiều trường hợp, luật sư hoặc người đại diện hợp pháp thực hiện dịch và chứng thực hồ sơ cho khách hàng. Đây là hình thức phổ biến trong các hồ sơ EB-5, EB-1C, visa định cư việc làm.

Lưu ý: Luật sư không bắt buộc phải là người dịch, nhưng nếu dịch thay thì vẫn phải đính kèm phần chứng thực đầy đủ.

Có thể tự dịch hồ sơ không?

Câu trả lời là: Không nên, nếu bạn là:

• Đương đơn (người nộp hồ sơ)
• Vợ/chồng, cha mẹ, con cái hoặc người thân trực tiếp của đương đơn

Dù USCIS không cấm tuyệt đối, nhưng thực tế cho thấy các bản dịch do chính đương đơn hoặc người nhà thực hiện thường không được USCIS công nhận do thiếu tính khách quan và có thể bị RFE (Request for Evidence) yêu cầu nộp lại.

Ví dụ: Một hồ sơ I-130 bảo lãnh vợ/chồng kèm bản dịch giấy kết hôn do người chồng tự dịch → khả năng bị USCIS yêu cầu bản dịch lại bởi bên thứ ba là rất cao.

Các lỗi phổ biến trong phần bản dịch khiến hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung (RFE)

Theo thống kê thực tế và kinh nghiệm xử lý hồ sơ di trú Mỹ từ 2023–2025, một trong những nguyên nhân thường xuyên dẫn đến việc bị USCIS từ chối hồ sơ hoặc gửi RFE (Request for Evidence – Yêu cầu bổ sung bằng chứng) chính là lỗi trong phần bản dịch các tài liệu tiếng Việt.

Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất mà bạn cần tránh tuyệt đối khi dịch hồ sơ di trú sang tiếng Anh.

Không kèm bản chứng thực của người dịch

USCIS quy định rõ ràng: mọi bản dịch phải đi kèm với một chứng nhận bằng tiếng Anh, khẳng định người dịch có năng lực và bản dịch là chính xác và đầy đủ.

Nếu bạn gửi bản dịch mà không có chứng thực, khả năng rất cao là USCIS sẽ gửi RFE yêu cầu nộp lại bản hợp lệ hoặc bác hồ sơ nếu không kịp bổ sung.

Bản dịch không đầy đủ hoặc bị lược bỏ chi tiết

Một lỗi thường gặp là dịch thiếu nội dung, bỏ qua:

• Dấu mộc, tiêu đề, ghi chú bên lề
• Tên phụ lục, phần chữ viết tay
• Ngày cấp, số giấy tờ hoặc chữ ký cuối tài liệu

Ví dụ: Trong hồ sơ I-130, nếu bản dịch giấy khai sinh thiếu phần ghi rõ quan hệ cha mẹ – con, USCIS có thể cho rằng thiếu bằng chứng xác nhận quan hệ và yêu cầu bổ sung hồ sơ khác.

Dịch sai thuật ngữ hoặc diễn giải không chính xác

Dịch sai hoặc dùng từ không tương đương về mặt pháp lý có thể gây hiểu nhầm nghiêm trọng. Một số ví dụ thực tế:

• “Hộ khẩu” dịch thành “Family Book” (sai) → đúng là “Household Registration Book”
• “CMND” dịch thành “National ID” (không rõ) → nên ghi rõ là “Vietnamese National ID Card”
• “Giấy xác nhận độc thân” bị dịch thành “Divorce Certificate” (sai hoàn toàn)

Những lỗi này khiến USCIS không hiểu hoặc hiểu sai tài liệu, dẫn đến nghi ngờ tính xác thực của hồ sơ.

Bản dịch do chính đương đơn hoặc người thân thực hiện

USCIS không cấm tuyệt đối, nhưng không khuyến khích bản dịch được thực hiện bởi người có quan hệ lợi ích với hồ sơ (vợ/chồng, cha/mẹ, con…).

Việc thiếu tính khách quan dễ khiến USCIS nghi ngờ tính trung thực, dẫn đến yêu cầu nộp lại bản dịch bởi bên thứ ba.

Bản dịch không rõ định dạng, thiếu thông tin người dịch

Bản dịch không có:

• Tên đầy đủ người dịch
• Địa chỉ, số điện thoại/email
• Ngày tháng dịch
• Chữ ký gốc hoặc bản scan rõ nét

Những thiếu sót này đều có thể bị USCIS đánh giá là không hợp lệ, dẫn đến RFE.

Cách tránh lỗi và hạn chế RFE:

• Sử dụng đơn vị dịch thuật chuyên xử lý hồ sơ USCIS
• Kiểm tra kỹ bản dịch trước khi nộp
• Đảm bảo có mẫu chứng thực đúng chuẩn
• Đính kèm cả bản gốc/bản sao tài liệu tiếng Việt rõ ràng

Kinh nghiệm lựa chọn đơn vị dịch thuật uy tín

Việc chọn đúng đơn vị dịch thuật sẽ giúp bạn hạn chế tối đa nguy cơ bị yêu cầu bổ sung hồ sơ (RFE) hoặc bị từ chối do lỗi kỹ thuật. Dưới đây là các tiêu chí quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn:

• Có kinh nghiệm với hồ sơ USCIS: Ưu tiên những đơn vị đã từng dịch hồ sơ cho các diện visa định cư như EB-5, EB-1C, EB-3, I-130, I-485… Họ sẽ hiểu rõ cách trình bày, thuật ngữ chuyên ngành và những lỗi thường bị USCIS từ chối.
• Bản dịch kèm chứng thực đúng chuẩn: Mỗi bản dịch phải đi kèm phần chứng nhận người dịch bằng tiếng Anh, ghi rõ họ tên, địa chỉ, số điện thoại/email, ngày dịch và chữ ký. Thiếu một trong các thông tin này có thể khiến hồ sơ không hợp lệ.
• Cung cấp bản cứng có chữ ký, đóng dấu nếu cần: Với các hồ sơ cần nộp qua đường bưu điện hoặc theo yêu cầu giấy, bản dịch cần được in rõ nét, ký tay và/hoặc đóng dấu để tăng tính xác thực. Điều này đặc biệt quan trọng trong các hồ sơ đầu tư hoặc bảo lãnh định cư.
• Giao đúng hạn, hỗ trợ điều chỉnh nhanh: Đơn vị uy tín cần đảm bảo thời gian dịch rõ ràng (thường 1–3 ngày tùy độ dài tài liệu) và hỗ trợ chỉnh sửa nhanh nếu có sai sót hoặc phản hồi từ USCIS. Một số đơn vị còn lưu trữ bản dịch để hỗ trợ cung cấp lại khi cần.
• Am hiểu hồ sơ Việt Nam và có phản hồi tốt: Nên chọn nơi quen thuộc với các giấy tờ Việt Nam như hộ khẩu, giấy khai sinh, chứng minh nhân dân mẫu cũ… Đồng thời, tham khảo đánh giá từ người từng sử dụng dịch vụ, đặc biệt là khách đã nộp hồ sơ định cư Mỹ thành công.
• Hợp tác với đơn vị di trú chuyên nghiệp: Các đơn vị dịch thuật được giới thiệu bởi công ty tư vấn định cư hoặc luật sư di trú thường có độ tin cậy cao hơn, vì họ hiểu rõ yêu cầu thực tế của từng loại hồ sơ và có quy trình phối hợp hiệu quả.

VICTORY hiện có cung cấp dịch vụ dịch thuật hồ sơ đúng chuẩn USCIS, đảm bảo chứng thực hợp lệ, giao đúng hạn và hỗ trợ trọn gói trong quá trình chuẩn bị hồ sơ định cư Mỹ.

Mẹo kiểm tra bản dịch trước khi nộp

Trước khi nộp bất kỳ tài liệu nào đã được dịch sang tiếng Anh, bạn nên chủ động kiểm tra kỹ từng bản dịch để đảm bảo đáp ứng đúng quy định USCIS và tránh rủi ro bị từ chối hoặc RFE (Request for Evidence). Dưới đây là các bước kiểm tra đơn giản nhưng cực kỳ cần thiết:

• Đối chiếu từng mục giữa bản gốc và bản dịch: So sánh kỹ từ dòng đầu đến dòng cuối giữa tài liệu gốc và bản dịch tiếng Anh. Mọi chi tiết đều phải được dịch, kể cả chữ ký, ghi chú bên lề, dấu mộc, dòng lề, tên bảng biểu.
• Kiểm tra thông tin cá nhân quan trọng: Họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD, số hộ chiếu, mã số tài khoản, ngày cấp — tất cả đều phải đúng 100% so với bản gốc. Dịch sai chỉ một ký tự cũng có thể ảnh hưởng đến tính nhất quán của hồ sơ USCIS.
• Đảm bảo có đầy đủ phần chứng thực của người dịch: Phần chứng thực nên nằm ở cuối bản dịch, trình bày theo đúng mẫu USCIS, bao gồm:
  • Câu chứng thực đủ ý
  • Họ tên, địa chỉ, email/số điện thoại người dịch
  • Ngày dịch
  • Chữ ký rõ ràng

• Kiểm tra định dạng trình bày và tính chuyên nghiệp: Bản dịch nên thể hiện cùng định dạng với bản gốc: nếu bản gốc có bảng biểu, mục lục hoặc phân đoạn rõ ràng, bản dịch cũng cần thể hiện tương tự để dễ đối chiếu.
• Đảm bảo bản dịch không chứa lỗi đánh máy, sai chính tả tiếng Anh: Lỗi chính tả tiếng Anh hoặc ngữ pháp không chỉ làm giảm tính chuyên nghiệp mà còn có thể khiến viên chức USCIS nghi ngờ tính chính xác của bản dịch.
• Đính kèm đúng bản gốc hoặc bản sao rõ nét: USCIS yêu cầu nộp bản dịch kèm theo bản gốc (hoặc bản sao rõ nét) để có thể đối chiếu khi cần thiết. Tài liệu mờ, thiếu trang hoặc cắt ghép sẽ bị từ chối.
• Lưu lại bản mềm để phòng trường hợp RFE hoặc xin bản sao: Trong nhiều trường hợp, USCIS gửi RFE yêu cầu bản dịch bổ sung, bản chỉnh sửa hoặc bản in lại. Lưu bản mềm sẽ giúp bạn xử lý nhanh, tiết kiệm thời gian.

Nếu bạn không tự tin trong việc kiểm tra bản dịch, hãy nhờ đơn vị dịch thuật có kinh nghiệm thực tế với hồ sơ USCIS, đặc biệt là các diện như EB-5, EB-1C, bảo lãnh thân nhân hoặc chuyển diện cư trú.

VICTORY cung cấp dịch vụ trọn gói: dịch – kiểm tra – chứng thực hồ sơ USCIS, giúp bạn hoàn toàn yên tâm về mặt kỹ thuật trước khi nộp.

Kết luận

Dịch hồ sơ di trú sang tiếng Anh không chỉ là yêu cầu kỹ thuật, mà là một phần bắt buộc và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả xét duyệt của USCIS. Việc sử dụng đơn vị dịch thuật uy tín, tuân thủ đúng quy định về chứng thực, kiểm tra kỹ lưỡng bản dịch trước khi nộp sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro bị RFE, tiết kiệm thời gian và tăng tỷ lệ thành công của hồ sơ định cư Mỹ.

VICTORY cung cấp dịch vụ định cư Mỹ trọn gói – từ tư vấn chiến lược hồ sơ đến dịch thuật và chứng thực tài liệu theo chuẩn USCIS – giúp bạn yên tâm trong suốt quá trình chuẩn bị và nộp hồ sơ.