Đi nước ngoài cần giấy tờ gì? Cần chuẩn bị những gì?

Đi nước ngoài cần những giấy tờ gì? Dù bạn đi du lịch, du học, lao động hay định cư, hồ sơ cơ bản luôn gồm hộ chiếu còn hạn, căn cước công dân, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, cùng các giấy tờ bổ sung theo mục đích như visa, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, bằng cấp, chứng minh tài chính hoặc thư mời làm việc/nhập học.

Chuẩn bị đầy đủ giúp bạn rút ngắn thời gian xét duyệt, tránh sai sót khi xin visa và nhập cảnh. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết danh sách giấy tờ bắt buộc năm 2025, thủ tục chuẩn bị hồ sơ và những lưu ý quan trọng để bạn an tâm khi ra nước ngoài.

Đi nước ngoài cần những giấy tờ gì? Danh sách chi tiết năm 2025

Khi đi nước ngoài, dù với mục đích du lịch, công tác, học tập, định cư hay lao động, người Việt Nam đều cần chuẩn bị các giấy tờ cơ bản: hộ chiếu còn hiệu lực, visa (nếu nước sở tại yêu cầu), vé máy bay khứ hồi, bảo hiểm du lịch/quốc tế và giấy tờ cá nhân như căn cước công dân, giấy khai sinh.

Tùy từng mục đích, hồ sơ sẽ có thêm các loại giấy tờ bổ sung như thư mời làm việc, hợp đồng lao động, giấy nhập học, bằng chứng tài chính hoặc giấy tờ đoàn tụ gia đình.

Giấy tờ cá nhân bắt buộc cho mọi mục đích xuất cảnh

• Hộ chiếu (Passport): phải còn hiệu lực ít nhất 6 tháng. Đây là giấy tờ quan trọng nhất để được phép xuất cảnh.
• Căn cước công dân / Chứng minh nhân dân: dùng để đối chiếu khi làm thủ tục trong nước.
• Giấy khai sinh / Sổ hộ khẩu: thường yêu cầu bản sao công chứng khi nộp hồ sơ xin visa, đặc biệt cho trẻ em đi cùng bố mẹ.

Giấy tờ đi du lịch nước ngoài

• Visa du lịch (nếu nước sở tại yêu cầu; ví dụ: Mỹ, Canada, Nhật, Hàn). Một số nước miễn visa với hộ chiếu Việt Nam (Singapore, Thái Lan, Indonesia…).
• Vé máy bay khứ hồi: chứng minh bạn có kế hoạch rời khỏi quốc gia đó.
• Booking khách sạn hoặc thư mời bảo lãnh từ người thân/bạn bè.
• Bảo hiểm du lịch quốc tế: nhiều nước EU yêu cầu bảo hiểm có giá trị tối thiểu 30.000 EUR (theo quy định khối Schengen).

Giấy tờ đi công tác, học tập

• Thư mời công tác / giấy xác nhận từ công ty (đối với công tác).
• Thư mời nhập học / giấy xác nhận trường học (đối với du học).
• Giấy tờ chứng minh tài chính: sổ tiết kiệm, sao kê ngân hàng, chứng minh thu nhập để đảm bảo khả năng chi trả trong thời gian ở nước ngoài.
• Visa công tác hoặc du học do Đại sứ quán/Lãnh sự quán cấp.

Giấy tờ đi làm việc ở nước ngoài (lao động)

• Hợp đồng lao động quốc tế ký với doanh nghiệp phái cử hoặc công ty nước ngoài.
• Thư mời làm việc (Job Offer).
• Giấy phép lao động (work permit) do nước tiếp nhận cấp.
• Khám sức khỏe và giấy chứng nhận không mắc bệnh truyền nhiễm.
• Lý lịch tư pháp (phiếu số 1 hoặc số 2).

Giấy tờ đi theo diện định cư hoặc đoàn tụ gia đình

• Giấy tờ bảo lãnh định cư (Form I-130 tại Mỹ, giấy bảo lãnh gia đình tại Canada, Úc…).
• Giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh con cái (bản sao công chứng).
• Quyết định cấp visa định cư/PR hoặc resident card.
• Giấy chứng minh mối quan hệ hợp pháp với người bảo lãnh.

Giấy tờ bổ sung nên chuẩn bị thêm

• Giấy ủy quyền cho người thân ở Việt Nam để xử lý công việc nếu cần.
• Bảo hiểm y tế quốc tế hoặc bảo hiểm lao động.
• Thẻ ngân hàng quốc tế để rút tiền, nhận lương hoặc thanh toán.

Lưu ý:

• Hộ chiếu phổ thông Việt Nam (màu xanh tím than, gắn chip điện tử) hiện được nhiều quốc gia chấp nhận khi làm thủ tục e-gate, giúp nhập cảnh nhanh hơn. Thị thực Schengen vẫn yêu cầu bảo hiểm y tế quốc tế tối thiểu 30.000 EUR. Canada & Úc thường yêu cầu chứng minh tài chính và trình độ ngoại ngữ cho hồ sơ du học hoặc định cư. Người lao động đi theo diện xuất khẩu bắt buộc phải khám sức khỏe tại bệnh viện đủ điều kiện được Bộ Y tế cấp phép.
• Luôn tham khảo thông tin chính thức từ Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (xuatnhapcanh.gov.vn) và Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước đến trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Thủ tục chuẩn bị hồ sơ đi nước ngoài năm 2025

Để đi nước ngoài làm việc hợp pháp năm 2025, bạn cần thực hiện 3 bước chính: (1) tìm hiểu yêu cầu hồ sơ từng quốc gia, (2) chuẩn bị và dịch thuật công chứng đầy đủ giấy tờ, và (3) nộp hồ sơ xin visa – chờ xét duyệt. Chuẩn bị đúng quy trình sẽ giúp giảm nguy cơ bị từ chối visa và rút ngắn thời gian xử lý.

1. Tìm hiểu yêu cầu cụ thể của từng quốc gia

• Truy cập website chính thức của Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán nước bạn định đến. Ví dụ: ca.embassy.gov.vn (Canada), jp.embassy.gov.vn (Nhật Bản).
• Tra cứu thông tin tại IATA Travel Centre (iatatravelcentre.com) để cập nhật yêu cầu nhập cảnh: hộ chiếu, visa, bảo hiểm, tiêm chủng.
• Với diện lao động, cần kiểm tra thêm tại Cục Quản lý lao động ngoài nước (dolab.gov.vn) để chắc chắn doanh nghiệp phái cử có giấy phép hợp pháp.

Theo Bộ LĐ-TB&XH, chỉ trong 8 tháng đầu năm 2025 đã có gần 98.000 lao động Việt Nam xuất cảnh hợp pháp, chủ yếu sang Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Đức và Canada – minh chứng cho nhu cầu lớn và quy trình được chuẩn hóa hơn.

2. Chuẩn bị và dịch thuật giấy tờ

• Chuẩn bị bản gốc + bản sao công chứng cho các giấy tờ cá nhân, pháp lý, y tế, tài chính.
• Dịch công chứng sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ nước sở tại (ví dụ: tiếng Đức cho hồ sơ định cư tại Đức, tiếng Nhật cho lao động Nhật Bản).
• Nên chuẩn bị tối thiểu 2-3 bộ hồ sơ: 1 bộ nộp cho cơ quan trong nước, 1 bộ nộp cho Đại sứ quán xin visa, 1 bộ dự phòng.
• Luôn kiểm tra hạn sử dụng hộ chiếu (tối thiểu 6 tháng). Nếu cần, làm lại hộ chiếu tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh công an tỉnh/thành phố.

Bộ Y tế đã ban hành Thông tư 32/2023/TT-BYT, áp dụng từ 2024, yêu cầu giấy khám sức khỏe có ảnh chân dung, hiệu lực 6 tháng – bắt buộc cho lao động, du học, định cư.

3. Nộp hồ sơ xin visa và chờ xét duyệt

• Đặt lịch hẹn nộp hồ sơ tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán hoặc trung tâm tiếp nhận visa (VFS Global, TLS Contact…).
• Thời gian xét duyệt trung bình:
  • Visa du lịch: 7-15 ngày làm việc.
  • Visa du học, lao động, định cư: 4-8 tuần (có thể lâu hơn tùy quốc gia).
• Một số nước (Mỹ, Canada, Úc) yêu cầu thêm bước phỏng vấn trực tiếp hoặc lấy sinh trắc học (vân tay, ảnh).
• Kiểm tra email hoặc cổng thông tin trực tuyến thường xuyên để bổ sung hồ sơ nếu có yêu cầu.

Lưu ý: Theo quy định mới của Liên minh châu Âu (EU), từ tháng 10/2024, công dân Việt Nam muốn nhập cảnh Schengen ngắn hạn phải khai báo qua hệ thống ETIAS (Hệ thống thông tin và ủy quyền đi lại châu Âu), dự kiến áp dụng rộng rãi trong năm 2025.

Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị giấy tờ đi nước ngoài

Để tránh sai sót khi xuất cảnh, người đi nước ngoài năm 2025 cần đặc biệt lưu ý: kiểm tra hạn hộ chiếu, dịch công chứng đúng chuẩn, theo dõi quy định riêng của từng quốc gia, và chỉ làm hồ sơ qua các đơn vị hợp pháp. Chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp hồ sơ được duyệt nhanh và giảm nguy cơ bị từ chối visa.

Kiểm tra hạn sử dụng hộ chiếu

• Hộ chiếu phải còn ít nhất 6 tháng tính từ ngày dự kiến xuất cảnh.
• Nếu hộ chiếu gần hết hạn, cần làm lại sớm tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh công an tỉnh/thành phố.
• Từ 2024, hộ chiếu gắn chip điện tử đã được triển khai, giúp thuận lợi hơn khi xin visa và đi lại quốc tế (theo xuatnhapcanh.gov.vn).

Dịch thuật và công chứng đầy đủ

• Tất cả giấy tờ quan trọng (bằng cấp, lý lịch tư pháp, giấy tờ tài chính) cần dịch sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của nước sở tại (tiếng Nhật, Đức, Hàn…).
• Chỉ sử dụng dịch vụ dịch thuật công chứng tại các cơ quan được cấp phép.
• Chuẩn bị ít nhất 2-3 bản sao để tránh mất mát trong quá trình nộp hồ sơ.

Nắm rõ yêu cầu riêng của từng quốc gia

• Nhật Bản: yêu cầu giấy khám sức khỏe theo mẫu Bộ Y tế Việt Nam và chứng minh thu nhập của người bảo lãnh.
• Canada: yêu cầu IELTS/TEF cho du học, định cư diện tay nghề (nguồn: ircc.canada.ca).
• Mỹ: khi định cư diện bảo lãnh, cần bổ sung giấy tờ tài chính của người bảo lãnh (I-864 Affidavit of Support).
• EU/Schengen: từ 2025, bắt buộc khai báo qua ETIAS trước khi nhập cảnh ngắn hạn.

Tránh sử dụng dịch vụ “chạy hồ sơ” không minh bạch

• Theo Bộ LĐ-TB&XH, mỗi năm có hàng trăm trường hợp người lao động bị lừa đảo do tin vào quảng cáo “đi nhanh, không cần hồ sơ”.
• Chỉ nên nộp hồ sơ qua doanh nghiệp phái cử được cấp phép (danh sách công khai tại dolab.gov.vn).
• Khi làm hồ sơ du học/định cư, luôn kiểm tra thông tin trên website chính thức của Đại sứ quán/Lãnh sự quán để đối chiếu.

Theo dõi quy định y tế và bảo hiểm quốc tế

• Một số nước yêu cầu chứng nhận tiêm chủng (ví dụ: vaccine COVID-19, sốt vàng, viêm gan B).
• Lao động và du học sinh bắt buộc phải có bảo hiểm y tế quốc tế, du khách Schengen phải có bảo hiểm du lịch với mức chi trả tối thiểu 30.000 EUR (theo quy định EU).

FAQ – Câu hỏi thường gặp về giấy tờ đi nước ngoài

1. Đi du lịch nước ngoài cần những giấy tờ gì khác so với đi lao động?

Du lịch cần hộ chiếu còn hạn, visa du lịch, vé khứ hồi, booking khách sạn và bảo hiểm du lịch (theo IATA Travel Centre). Đi lao động ngoài các giấy tờ trên còn cần hợp đồng lao động, giấy phép lao động, giấy khám sức khỏe và đôi khi là lý lịch tư pháp.

2. Có thể làm hộ chiếu và visa song song không?

Không. Hộ chiếu là điều kiện bắt buộc để xin visa. Bạn cần có hộ chiếu hợp lệ trước, sau đó mới nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán hoặc trung tâm tiếp nhận.

3. Trẻ em đi cùng bố mẹ cần giấy tờ gì?

Trẻ em cần hộ chiếu riêng, giấy khai sinh, và giấy tờ chứng minh quan hệ với bố mẹ (sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn). Một số nước yêu cầu thêm giấy ủy quyền có công chứng nếu trẻ đi cùng một trong hai phụ huynh.

4. Đi xuất khẩu lao động cần bao nhiêu bộ hồ sơ?

Thông thường cần 2-3 bộ hồ sơ: 1 bộ nộp doanh nghiệp phái cử, 1 bộ nộp Đại sứ quán xin visa, 1 bộ dự phòng cá nhân. Một số nước (Nhật, Đức) có thể yêu cầu thêm bản dịch công chứng bằng ngôn ngữ sở tại.

5. Có thể làm hộ chiếu và lý lịch tư pháp cùng lúc không?

Có. Hai thủ tục này độc lập. Bạn có thể nộp đơn cấp hộ chiếu tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và xin lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp song song, tiết kiệm thời gian chuẩn bị hồ sơ.

6. Nếu mất giấy tờ khi ở nước ngoài phải làm sao?

Cần báo ngay cho cảnh sát sở tại để được cấp giấy xác nhận mất giấy tờ. Sau đó liên hệ Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam để xin cấp lại hoặc giấy thông hành về nước.

7. Thời gian chuẩn bị hồ sơ trung bình bao lâu?

Thường mất 1-3 tháng để chuẩn bị đầy đủ: làm hộ chiếu (7-14 ngày), lý lịch tư pháp (10-15 ngày), dịch thuật và công chứng (1-2 tuần), xin visa (2-8 tuần tùy nước). Vì vậy, nên chuẩn bị sớm ít nhất 3 tháng trước ngày dự kiến xuất cảnh.

Kết luận

Đi nước ngoài năm 2025, dù mục đích là du lịch, du học, lao động hay định cư, người chuẩn bị hồ sơ đều cần quan tâm đến các nhóm giấy tờ chính: giấy tờ cá nhân, pháp lý, y tế, học tập/nghề nghiệp, tài chính và visa. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và đúng quy định không chỉ rút ngắn thời gian xét duyệt mà còn giúp bạn an tâm hơn khi nhập cảnh và sinh sống ở nước ngoài.

Mỗi quốc gia sẽ có yêu cầu riêng, ví dụ Canada yêu cầu chứng minh tài chính và IELTS khi du học, Nhật Bản yêu cầu giấy khám sức khỏe theo mẫu Bộ Y tế Việt Nam, hay EU áp dụng hệ thống ETIAS cho người nhập cảnh ngắn hạn từ 2025. Do đó, bạn nên luôn tham khảo thông tin chính thức từ Đại sứ quán, Bộ Ngoại giao, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và IATA Travel Centre trước khi nộp hồ sơ.

Nếu bạn dự định đi lao động dài hạn hoặc định cư và cần lộ trình rõ ràng, VICTORY có thể hỗ trợ tư vấn từng bước, từ việc chuẩn bị hồ sơ pháp lý, dịch thuật công chứng, đến cập nhật yêu cầu mới nhất của các nước.