Trung tâm Thị thực Quốc gia (NVC) là gì? Quy trình & lưu ý mới nhất

Trung tâm Thị thực Quốc gia (NVC) là một mắt xích quan trọng trong hành trình xin visa định cư Mỹ – nơi tiếp nhận và xử lý hồ sơ sau khi được USCIS phê duyệt. Tuy nhiên, rất nhiều người nộp hồ sơ không hiểu rõ vai trò thực sự của NVC, dẫn đến việc chậm trễ hoặc sai sót không đáng có.

Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ: NVC là gì, chức năng của NVC trong quy trình định cư Mỹ và các bước cần thiết khi làm việc với NVC, đặc biệt là trong năm 2025 khi các yêu cầu về hồ sơ và lịch phỏng vấn có nhiều thay đổi.

Nếu bạn đang trong giai đoạn nộp hồ sơ bảo lãnh thân nhân, đầu tư định cư, hay chờ phỏng vấn tại Lãnh sự quán, đây là thông tin bạn nhất định phải hiểu rõ để không lỡ cơ hội định cư Mỹ đúng kế hoạch.

NVC là gì?

Trung tâm Thị thực Quốc gia (National Visa Center – NVC) là cơ quan trực thuộc Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, đặt tại Portsmouth, New Hampshire. NVC có vai trò trung gian quan trọng trong quá trình xét duyệt visa định cư Mỹ – là nơi tiếp nhận, lưu trữ và xử lý hồ sơ sau khi Sở Di trú Mỹ (USCIS) đã chấp thuận đơn bảo lãnh như I-130, I-140, hoặc I-526E.

Chức năng chính của NVC

• Tiếp nhận hồ sơ từ USCIS: Sau khi hồ sơ được chấp thuận, USCIS sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ đến NVC để tiếp tục quy trình cấp visa định cư.
• Cấp mã hồ sơ (Case Number): Mỗi hồ sơ sẽ được cấp mã riêng, dùng để truy cập trên hệ thống CEAC (Consular Electronic Application Center).
• Hướng dẫn nộp hồ sơ dân sự và tài chính: NVC sẽ gửi yêu cầu cụ thể các giấy tờ như mẫu DS-260, I-864, lý lịch tư pháp, giấy khai sinh, tài liệu tài chính,…
• Phối hợp đặt lịch phỏng vấn: Khi hồ sơ đã đầy đủ và lịch visa đã đến lượt theo Visa Bulletin, NVC sẽ sắp xếp và thông báo lịch phỏng vấn tại Lãnh sự quán Hoa Kỳ phù hợp.

Khi nào hồ sơ được chuyển đến NVC?

Thông thường, sau khi USCIS phê duyệt các mẫu đơn như: I-130 (bảo lãnh thân nhân), I-140 (lao động diện việc làm), I-526E (đầu tư EB-5) thì hồ sơ sẽ được chuyển đến NVC trong vòng 2 đến 6 tuần (thời gian này có thể kéo dài tùy loại visa và lượng hồ sơ tồn đọng).

NVC không cấp visa

Cần lưu ý, NVC không có thẩm quyền phê duyệt visa. Họ chỉ đảm nhiệm khâu hành chính, còn việc cấp visa cuối cùng thuộc thẩm quyền của Lãnh sự quán hoặc Đại sứ quán Hoa Kỳ, thông qua buổi phỏng vấn.

Nguồn: National Visa Center – https://travel.state.gov/content/travel/en/us-visas/immigrate/national-visa-center.html

Vai trò cụ thể của NVC trong quy trình xin visa định cư

National Visa Center (NVC) là đơn vị trung gian giữ vai trò quan trọng giữa giai đoạn USCIS chấp thuận hồ sơ và Lãnh sự quán Mỹ tiến hành phỏng vấn để cấp visa định cư. Dưới đây là 3 chức năng chính của NVC mà đương đơn cần nắm rõ.

Cấp mã số hồ sơ (NVC Case Number)

Sau khi hồ sơ được USCIS phê duyệt (đơn I-130, I-140, I-526…), NVC sẽ cấp một mã số hồ sơ riêng (Case Number).

Mã này thường có cấu trúc gồm mã địa điểm lãnh sự (ví dụ: HCM – Hồ Chí Minh), năm tiếp nhận và số thứ tự hồ sơ (ví dụ: HCM2025720001). Người nộp đơn và người bảo lãnh sẽ dùng Case Number này để theo dõi hồ sơ trên hệ thống điện tử CEAC (https://ceac.state.gov).

Phân biệt với số Receipt Number của USCIS: Đây là hai mã khác nhau, không dùng thay thế cho nhau.

Hướng dẫn và thu thập hồ sơ dân sự & tài chính

NVC sẽ gửi email thông báo yêu cầu:

• Điền mẫu đơn DS-260 (đơn xin visa định cư) qua CEAC.
• Nộp hồ sơ tài chính I-864 (Affidavit of Support) nếu diện bảo lãnh gia đình.
• Tải lên hồ sơ dân sự bao gồm: giấy khai sinh, giấy kết hôn, hộ chiếu, lý lịch tư pháp số 2 (cho người ≥16 tuổi), hồ sơ ly hôn (nếu có), bản dịch công chứng…

NVC sẽ kiểm tra tất cả tài liệu này để đảm bảo tính hợp lệ, tránh thiếu sót trước khi gửi sang Lãnh sự quán.

Phân bổ lịch phỏng vấn tại Lãnh sự quán Mỹ

Khi hồ sơ được xác nhận “Documentarily Qualified” và visa đến lượt cấp (dựa theo Visa Bulletin), NVC sẽ tiến hành đặt lịch phỏng vấn tại Lãnh sự quán hoặc Đại sứ quán Mỹ phù hợp.

Thông tin sẽ được gửi qua email chính thức đã khai báo trong hồ sơ. Lịch hẹn phỏng vấn sẽ bao gồm thời gian, địa điểm và hướng dẫn cụ thể.

Lưu ý

• NVC không đưa ra quyết định cấp visa – việc này do Lãnh sự quán thực hiện trong buổi phỏng vấn.
• NVC cũng không trực tiếp xử lý đơn xin tị nạn, visa du lịch hoặc visa làm việc không định cư.

Các bước làm việc với NVC sau khi USCIS chấp thuận hồ sơ

Khi Sở Di trú Mỹ (USCIS) chấp thuận hồ sơ định cư (đơn I-130, I-140 hoặc I-526), hồ sơ sẽ được chuyển đến Trung tâm Thị thực Quốc gia (NVC) để xử lý giai đoạn tiếp theo trước khi đến phỏng vấn tại Lãnh sự quán. Dưới đây là các bước cụ thể.

1. Nhận thông báo từ NVC

Sau 2–6 tuần kể từ khi USCIS chấp thuận, NVC sẽ gửi thông báo qua email hoặc thư đến đương đơn hoặc người bảo lãnh.

Thư này chứa:

• Case Number (mã hồ sơ NVC)
• Invoice ID Number (mã thanh toán)
• Hướng dẫn truy cập hệ thống CEAC: https://ceac.state.gov/IV/

Lưu ý: Nếu sau 2 tháng vẫn chưa nhận được thư, bạn có thể liên hệ NVC qua https://travel.state.gov/content/travel/en/us-visas/immigrate/national-visa-center/nvc-contact-information.html.

2. Nộp phí xử lý hồ sơ và điền mẫu đơn DS-260

Phí cần nộp:

• 325 USD cho mỗi đương đơn (IV Application Fee)
• 120 USD cho đơn bảo trợ tài chính (I-864 Fee)

Sau khi thanh toán, bạn có thể truy cập vào biểu mẫu DS-260 để khai báo thông tin cá nhân và mục đích xin visa định cư.

Mẫu đơn DS-260 là bắt buộc để được xét lịch phỏng vấn.

3. Chuẩn bị và tải hồ sơ dân sự & bảo trợ tài chính

Hồ sơ dân sự bao gồm:

• Giấy khai sinh
• Hộ chiếu còn hạn
• Giấy đăng ký kết hôn hoặc ly hôn (nếu có)
• Lý lịch tư pháp số 2 (với người ≥ 16 tuổi)

Tài chính: Nộp mẫu I-864 (Affidavit of Support) từ người bảo lãnh, kèm theo:

• Giấy tờ thu nhập, thuế năm gần nhất (Form 1040, W-2, IRS transcript…)
• Giấy xác nhận việc làm (nếu có)

Tất cả tài liệu phải được tải lên hệ thống CEAC đúng định dạng PDF và bản dịch công chứng (nếu không phải tiếng Anh).

4. Chờ xác nhận “Documentarily Qualified”

Sau khi bạn nộp đầy đủ hồ sơ và phí, NVC sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

Nếu đạt yêu cầu, NVC sẽ gửi thông báo rằng bạn đã được “Documentarily Qualified”, tức hồ sơ sẵn sàng để lên lịch phỏng vấn.

Từ đây, NVC sẽ chờ Visa Bulletin đến lượt cấp visa trước khi đặt lịch phỏng vấn tại Lãnh sự quán.

Thông tin liên hệ với Trung tâm Thị thực Quốc gia (NVC Contact Information)

Trước khi gửi câu hỏi hoặc yêu cầu hỗ trợ, bạn nên truy cập hệ thống NVC Navigator để tra cứu nhanh các nội dung thường gặp. Đây là công cụ hỗ trợ trực tuyến chính thức của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, giúp bạn tìm câu trả lời theo chủ đề cụ thể.

Nếu không tìm thấy câu trả lời phù hợp, bạn có thể gửi biểu mẫu hỏi đáp trực tuyến qua:

Biểu mẫu chính thức: https://travel.state.gov/content/travel/en/us-visas/visa-information-resources/ask-nvc.html?wcmmode=disabled

Lưu ý:

• Chỉ dành cho hồ sơ định cư. NVC không xử lý visa không định cư (như du lịch B1/B2, du học F-1, v.v.)
• Không nên gửi cùng một nội dung nhiều lần. Nếu bạn gửi trùng lặp, điều đó có thể làm chậm quá trình phản hồi.
• Nếu đã gửi, hãy chờ trong thời gian phản hồi quy định trước khi hỏi lại.

Những lưu ý quan trọng khi làm việc với NVC

Khi hồ sơ định cư được chuyển đến Trung tâm Thị thực Quốc gia (NVC), bạn cần đặc biệt chú ý đến những yếu tố sau để tránh làm chậm tiến độ hoặc bị trả hồ sơ.

Thời gian xử lý phụ thuộc vào loại visa và tình trạng hồ sơ

Các diện ưu tiên như IR-1/CR-1 (vợ/chồng công dân Mỹ) được xử lý nhanh hơn, thường trong 3–6 tháng.

Các diện theo thứ tự ưu tiên (F1, F2A, EB-3…) phụ thuộc vào lịch Visa Bulletin và có thể kéo dài 6–12 tháng hoặc hơn.

Nếu thiếu giấy tờ hoặc sai định dạng, hồ sơ có thể trì hoãn thêm vài tháng vì phải bổ sung lại.

Lưu ý: Không phải nộp xong là được gọi phỏng vấn – bạn phải được xác nhận “Documentarily Qualified” và đến lượt theo lịch cấp visa.

Nộp sai giấy tờ hoặc thiếu tài liệu sẽ bị trả hồ sơ

Theo NVC, các lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị chậm:

• Mẫu I-864 điền sai, thiếu chữ ký hoặc không đạt yêu cầu tài chính.
• Giấy khai sinh không đúng định dạng bản sao công chứng hoặc thiếu bản dịch tiếng Anh.
• Lý lịch tư pháp không hợp lệ (thiếu dấu xác nhận, quá hạn hoặc không rõ nơi cư trú).

Khi bị từ chối hồ sơ dân sự hoặc bảo trợ tài chính, NVC sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung. Việc này có thể làm trì hoãn lịch phỏng vấn từ 1–3 tháng.

Cần theo dõi Visa Bulletin để biết khi nào được xếp lịch phỏng vấn

Visa Bulletin là lịch cấp visa được Bộ Ngoại giao Mỹ công bố mỗi tháng: https://travel.state.gov/content/travel/en/legal/visa-law0/visa-bulletin.html

Chỉ khi Priority Date của bạn sớm hơn ngày cut-off được công bố trong Visa Bulletin thì mới đủ điều kiện lên lịch phỏng vấn.

Diện EB và F (gia đình, lao động) thường phải chờ từ 6–24 tháng tùy quốc tịch và diện hồ sơ.

Ví dụ: Nếu bạn ở diện F2B (con độc thân của Thường trú nhân), ngày ưu tiên đang được xử lý là 01/10/2016 (tính đến tháng 7/2025), thì bạn cần có Priority Date trước mốc này để được xét phỏng vấn.

Thông tin liên hệ và người đại diện cần chính xác và cập nhật thường xuyên

Nếu thay đổi email, địa chỉ hoặc người nộp hồ sơ thay mặt, cần cập nhật ngay trên hệ thống CEAC.

Mọi thông báo quan trọng (lịch phỏng vấn, thiếu sót hồ sơ…) sẽ được gửi qua email đã đăng ký ban đầu. Nếu sai hoặc không còn sử dụng, bạn có thể bỏ lỡ thông báo từ NVC.

Bảo mật thông tin hồ sơ

Theo Mục 222(f) của Luật Di trú và Quốc tịch Mỹ (INA), thông tin visa là bảo mật. Do đó, NVC chỉ cung cấp thông tin cho:

• Người nộp đơn trực tiếp
• Người bảo lãnh (petitioner)
• Luật sư đại diện (nếu có G-28)
• Thành viên Quốc hội (theo yêu cầu)
• Các cá nhân có giấy ủy quyền hợp pháp

Nếu không thuộc nhóm trên, bạn sẽ không được cung cấp thông tin hồ sơ.

Không phản hồi NVC trong vòng 1 năm có thể khiến hồ sơ bị đóng

Theo INA 203(g), nếu người nộp đơn không có phản hồi hoặc không nộp hồ sơ xin visa trong vòng 1 năm kể từ ngày được thông báo visa có sẵn, hồ sơ có thể bị hủy bỏ (terminate).

• Sau khi hồ sơ bị hủy, bạn sẽ mất Priority Date và quyền lợi từ hồ sơ đó.
• Trường hợp bất khả kháng, có thể xin khôi phục trong vòng 2 năm, nhưng phải chứng minh được lý do chính đáng.

Lưu ý: Dù chỉ là một email phản hồi hoặc hành động cập nhật hồ sơ, cũng được xem là giữ liên hệ hợp lệ.

Không phải ai cũng cần phỏng vấn ngay

Trong một số trường hợp (ví dụ trẻ dưới 14 tuổi hoặc diện bảo lãnh cha mẹ lớn tuổi), NVC có thể miễn phỏng vấn theo từng Lãnh sự quán. Tuy nhiên, việc miễn này là hiếm và không phổ biến.

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

1. Tôi có thể liên hệ với NVC bằng cách nào?

Bạn có thể gửi câu hỏi trực tuyến qua Biểu mẫu hỏi đáp công khai (Public Inquiry Form) tại trang chính thức của NVC: https://travel.state.gov/content/travel/en/us-visas/visa-information-resources/ask-nvc.html?wcmmode=disabled Lưu ý: NVC chỉ xử lý hồ sơ định cư. Nếu bạn hỏi về visa không định cư, hãy truy cập travel.state.gov để được hướng dẫn riêng.

2. Sau khi USCIS chấp thuận hồ sơ, bao lâu tôi sẽ nhận được liên hệ từ NVC?

Thông thường, bạn sẽ nhận được email/thư từ NVC trong vòng 2–6 tuần kể từ ngày USCIS phê duyệt hồ sơ. Tuy nhiên, thời gian này có thể lâu hơn nếu có sai sót trong địa chỉ email, hồ sơ chuyển chậm từ USCIS, visa chưa đến lượt theo lịch Visa Bulletin.

3. Tôi có thể cập nhật thông tin liên hệ với NVC không?

Có. Bạn hoàn toàn có thể cập nhật: Email cá nhân hoặc người đại diện, địa chỉ liên lạc, người nhận thông báo (Agent). Việc cập nhật được thực hiện qua hệ thống CEAC hoặc biểu mẫu liên hệ công khai của NVC.

4. Nếu tôi không nộp phí hoặc hồ sơ trong thời gian quy định thì sao?

Theo quy định, nếu trong vòng 1 năm kể từ khi nhận thông báo mà bạn không thực hiện bất kỳ hành động nào, hồ sơ có thể bị đóng lại, hủy hiệu lực (terminated), mất quyền ưu tiên (Priority Date). Do đó, bạn nên phản hồi hoặc cập nhật hồ sơ định kỳ, ngay cả khi chưa đến lịch phỏng vấn.

5. NVC có quyết định ai được cấp visa không?

Không. NVC không có quyền cấp hoặc từ chối visa. Họ chỉ xử lý hồ sơ hành chính, hướng dẫn và thu thập giấy tờ và đặt lịch phỏng vấn với Lãnh sự quán. Quyết định cấp visa là do viên chức Lãnh sự Mỹ tại buổi phỏng vấn đánh giá và quyết định.

6. Tôi quên Case Number hoặc Invoice ID thì phải làm sao?

Bạn có thể:

• Tìm lại email gốc từ NVC
• Kiểm tra thông báo qua USCIS nếu vừa nhận được I-797
• Gửi yêu cầu hỗ trợ qua biểu mẫu NVC để xin cấp lại thông tin

Để tránh thất lạc, hãy lưu giữ kỹ các email, thư tay và tài liệu liên quan ngay từ đầu.

7. Nếu người bảo lãnh thay đổi địa chỉ hoặc mất liên lạc thì có ảnh hưởng gì?

Có. Thông tin của người bảo lãnh (petitioner) cần luôn được cập nhật chính xác vì NVC sẽ gửi thông báo về lịch trình, yêu cầu giấy tờ,… đến địa chỉ và email đã đăng ký. Nếu người bảo lãnh không phản hồi, hồ sơ có thể bị trì hoãn hoặc hủy.

8. NVC Case Number là gì?

NVC Case Number là mã số định danh hồ sơ duy nhất được cấp bởi Trung tâm Thị thực Quốc gia (NVC), sau khi đơn bảo lãnh định cư của bạn được USCIS chấp thuận và chuyển sang NVC để tiếp tục xử lý.

Bạn sẽ sử dụng mã số này để theo dõi trạng thái hồ sơ, giao tiếp với NVC và truy cập cổng thông tin điện tử CEAC cho đến khi hồ sơ được chuyển đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán để phỏng vấn. Mã số này thường có dạng 3 chữ cái (ví dụ: HCM) và 10 chữ số.

Kết luận

Trong hành trình xin visa định cư Mỹ, Trung tâm Thị thực Quốc gia (NVC) đóng vai trò trung gian then chốt giữa USCIS và Lãnh sự quán. Đây là nơi tiếp nhận, kiểm tra và hướng dẫn bạn hoàn thiện toàn bộ hồ sơ dân sự, tài chính trước khi được lên lịch phỏng vấn.

Hiểu rõ quy trình làm việc với NVC – từ lúc nhận Case Number, nộp mẫu DS-260, chuẩn bị giấy tờ bảo trợ tài chính, cho đến khi được xác nhận “Documentarily Qualified” – sẽ giúp bạn tránh được sai sót, tiết kiệm thời gian và tăng cơ hội được cấp visa ngay từ lần phỏng vấn đầu tiên.

Đặc biệt, trong bối cảnh chính sách nhập cư năm 2025 có nhiều điều chỉnh, việc theo sát hướng dẫn chính thức từ NVC và Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ là điều bắt buộc nếu bạn muốn hồ sơ được xử lý nhanh và chính xác.

Để cập nhật thêm kiến thức về hồ sơ di trú và visa Mỹ, bạn có thể khám phá các bài viết chuyên sâu khác trên blog của VICTORY.